Услуги

Перед вами появилась задача организовать деловое мероприятие? Конгресс с количеством участников более 1000 человек? Или форум, где будут присутствовать первые лица государства? Компания «МИТтех» готова обеспечить любое конгрессное мероприятие специализированным программным обеспечением.

Автоматизированная система управления деловыми мероприятиями ИСУП «Форум»® представляет собой программное обеспечение для решения любых задач, связанных с проведением различных форумов, конгрессов, семинаров, конференций и других деловых мероприятий. Модульная структура формирования программной платформы предоставляет практически неограниченные возможности для подбора индивидуального набора инструментов и дальнейшего развития системы.

Десятки проведенных форумов, тысячи зарегистрировавшихся участников, благодарности от первых лиц государства подтверждают качество нашей разработки.

Популярные пакеты услуг

Конференция Набор услуг для небольшого мероприятия: Уточнить цену
Конгресс Набор услуг для среднего мероприятия:
  • Сайт мероприятия
  • Онлайн-регистрация
  • Личный кабинет участника
  • E-mail рассылки
  • Приём платежей
  • CRM организатора
  • ПО для печати бейджей
  • Статистические отчёты
  • Стандартная техподдержка
Уточнить цену
Форум Набор услуг для крупного мероприятия:
  • Сайт мероприятия
  • Онлайн-регистрация
  • Личный кабинет участника
  • E-mail рассылки
  • Система назначения встреч
  • Приём платежей
  • CRM организатора
  • Система контроля доступа
  • Система мониторинга активности участников
  • ПО для печати бейджей
  • Статистические отчёты
  • Расширенная техподдержка
Уточнить цену
Event Набор услуг для event-проектов:
  • ПО для регистрации участников
  • Система мониторинга активности участников
  • Статистические отчёты
  • Базовая техподдержка
Уточнить цену

Индивидуально настроим каждый инструмент, исходя из задач

Наша компания предлагает Вам высокотехнологичные инструменты управления мероприятием

Для продвижения мероприятия мы предлагаем как стандартные средства так и уникальное решение.

С помощью нашего решения вы сделаете зарегистрировавшихся участников «адвокатами» вашего мероприятия.
Для повышения эффективности работы решения вы сможете выбрать один из двух механизмов вознаграждения участников за продвижениям Вашего мероприятия. В результате использования данного сервиса можно достичь увеличения количества участников мероприятия на 4-40%.
Хотите узнать подробнее- заполните бриф и мы Вам перезвоним.

 

Чтобы сделать мероприятие запоминающимся, необходимо создать уникальный web-портал: удобный, красивый, информативный.
Мы предлагаем настройку портала мероприятия с использованием собственной системы управления контентом:

  • создание концепции сайта;
  • разработка дизайна;
  • настройка  инструментов управления материалами;
  • наполнение и публикация сайта.

С помощью сайта мероприятия организаторы  могут продвигать своё мероприятие, размещать необходимую участникам информацию, а также размещать анкеты регистрации, личные кабинеты, интерактивную программу и т.д. В сайт при настройке могут быть интегрированы любые данные из системы регистрации: количество зарегистрированных участников, количество мероприятий программы и другие данные, необходимые организатору.

  • создание и редактирование шаблонов писем и прилагаемых документов;
  • отправка группе участников, выбранных по любой комбинации признаков, персонализированных писем с приложенными персонализированными документами;
  • документы формируются в формате pdf;
  • логирование отправки документов;
  • отправка рассылки может осуществляться как сервером автоматически, так и с использованием почтового клиента, установленного на компьютере пользователя (для сохранения рассылки в истории переписки);
  • рассылка может осуществляться как по e-mail, так и по факсу.
  • размещение на сайте мероприятия интерактивной анкеты для регистрации данных участников мероприятия (организаций, участвующих в мероприятии), с последующим занесением данных анкеты в базу данных мероприятия и работы менеджера с полученной информацией;
  • после заполнения анкеты участник (контактное лицо организации) получает на указанный e-mail персонализированное письмо о регистрации;
  • в письме может быть продублирована информация из анкеты для проверки, сообщён индивидуальный логин/пароль для последующего входа в Личный кабинет и т.п.;
  • язык письма может выбираться автоматически в зависимости от выбранного участником языка для переписки;
  • регистрация возможна на русском и любом другом языке;
  • анкета может содержать любые поля для ввода данных и может быть разбита на несколько последовательных шагов, на каждом из которых осуществляется любой спектр проверок внесенных данных.

Размещение на сайте мероприятия Личного кабинета участника, доступного по индивидуальному логину и паролю. В Личном кабинете участника могут быть размещены все или некоторые из следующих разделов:

  • подтверждение участия (для участников по приглашениям от оргкомитетов);
  • редактирование персональной информации (информации об организации);
  • регистрация сопровождающих лиц;
  • заказ гостиничных номеров, визовой поддержки;
  • заказ дополнительных услуг (экскурсии, банкеты, билеты, CD с тезисами, т.д.);
  • заказ трансферов, иного транспортного обслуживания;
  • загрузка фотографии, просмотр макета бейджа;
  • формирование договоров на услуги;
  • приём оплаты в режиме онлайн (по кредитной карте);
  • формирование документов на оплату (счёт, инвойс, квитанция для оплаты в Сбербанке);
  • подача тезисов докладов, презентаций.
  • занесение и редактирование данных новых участников;
  • отслеживание изменений, произведенных участниками в Личном кабинете на сайте мероприятия;
  • предварительный сбор и работа с фотографиями участников для бейджей;
  • формирование приглашений, договоров для участников;
  • отправка персонализированных е-писем;
  • формирование статистических отчётов по спискам участников;
  • внесение комментариев;
  • отслеживание финансового статуса участника;
  • просмотр тезисов и т.п.

Наше программное решение по приёму платежей от участников позволяет автоматизировать любую финансово-договорную схему взаимодействия с участниками  от выставления счетов до формированием договоров на участие и закрывающих финансово-юридических документов.

  • Для приёма платежей по банковским картам мы произведем интеграцию в системе с любым платёжным шлюзом, который Вы используете, например ASSIST, Chronopay, Русский стандарт.
  • Принятые платежи  автоматически фиксируются в системе и немедленно отражаются во всех отчётах.
  • Ценовая политика гибко настраивается в зависимости от утверждённых вами правил, например, «early bird-regular-onsite»; или сниженные взносы, например, для студентов, или несколько типов платежей одновременно, например, за участие в одном дне конференции, в гала-ужине, в техническом туре и прочее.

Предоставьте участникам возможность обмениваться сообщениями и назначать индивидуальные встречи с помощью сервиса назначения встреч и нетворкинга.

  • В системе участники смогут находить друг друга, используя фильтры по организации, по стране, по отраслевой принадлежности и по любым другим критериям, указываемым участником в анкете регистрации.
  • В сервисе предусмотрена функция обмена сообщениями между участниками.

 

Опубликуйте программу мероприятия и предоставьте возможность участникам записываться на секции с помощью сервиса «Интерактивная программа».

  • Сервис позволяет организатору самостоятельно, используя административный интерфейс, оперативно дополнять и вносить корректировки в программу мероприятия.
  • Результатом работы в сервисе для участника будет его персональный календарь посещения выбранных из программы сессий, доступный для экспорта в pdf или Google calendars.

Для организатора:

  • До публикации в открытом доступе сервис может быть использован организатором в качестве инструмента вёрстки программы, который всегда под рукой и может использоваться несколькими пользователями совместно.
  • В сервисе возможна реализация любой группировки параллельных сессий программы – по дням, по направлениям.
  • В сервисе возможно установить квотирование записи участников на параллельные сессии.
  • Отчёт  об интересе участников к сессиям программы мероприятия позволяет принимать оперативные решения по компоновке программы.

Программное обеспечение аккредитации (или регистрация участников на площадке мероприятия) предназначено для печати бейджей участников любого формата на любом оборудовании. Программное обеспечение может работать с веб-камерами для фотографирования участников, сканерами штрих-кода для быстрого поиска участников и RFID- считывателями для программирования чипов, встроенных в бейджи.

Программное обеспечение предусматривает:

  • журналирование данных об операторе и времени  выдачи бейджа;
  • отслеживание конфликта при печати бейджа для одной записи с двух рабочих мест аккредитации.

При печати бейджей на бесконтактной смарт-карте или бейджей со штрих-кодом информация о соответствии участника, уровня его допуска, кода смарт-карты или штрих-кода транслируется в систему контроля и учёта доступа на мероприятие. Данное решение позволяет значительно повысить безопасность мероприятия, контролировать оплату регистрационного взноса, а также получать всеобъемлющую статистику по перемещению участников по площадке.

Для независимого и точного ответа на вопрос, какие секции заинтересовали участников больше всего, у нас есть технологическое решение – система мониторинга активности участников в реальном времени.

  • Участник получает идентификатор.
  • Заходя в залы или другие зоны активности, участник прикладывает идентификаторы к считывателям.
  • Информация о посещении активности поступает в базу данных.
  • Организаторы получают отчёт о  посещениях как в режиме онлайн, так и после мероприятия.
  • Подробный отчёт в разрезе отдельных участников, категорий участия, времени проходов, пиковых нагрузках и прочего даст организаторам бесценный инструмент анализа целевой аудитории для более эффективного планирования будущих мероприятий.

Наши специалисты настроят отчёты именно в той форме, которая необходима Вам. Отчёты будут доступны из CRM мероприятия и будут отправляться на указанные Вами e-mail.  Вы получите оперативный доступ к информации именно в том виде, который Вам необходим, например, статистические данные о количестве регистраций за день, данные о страновой принадлежности зарегистрированных участников, данные о количестве оплаченных регистрационных взносов и многое другое.

Инструменты для научных мероприятий

Возможность в Личном кабинете участников в режиме онлайн принимать тезисы в установленном формате с целью последующего формирования сборника тезисов. Размещенные тезисы доступны для участника и менеджера для просмотра, редактирования и удаления, реализована функция закрытия приёма и изменения тезисов.

Принятые тезисы, другие материалы от участников могут быть свёрстаны в виде единого сборника с оглавлением и авторским индексом. Макет сборника формируется в формате MS Word.

Модуль предоставляет доступ представителям программного комитета к поданным тезисам с целью оценки тезисов несколькими представителями. Тезисы принимаются или отклоняются на основании средней оценки. Модуль предусматривает разделение доступа к тезисам посекционно. Также предусмотрена возможность определения формы доклада (устный/стендовый).

Инструменты для турлогистики

  • Настройка номерного фонда (редактирование перечня гостиниц, номеров, стоимости проживания, заполнение квот номеров и периодов проживания);
  • формирование связей между типами номеров и группами участников;
  • настройка параметров ранний заезд и поздний выезд;
  • формирование статистических отчётов по номерному фонду.

Работа с заявками на гостиничное размещение:

  • в режиме онлайн приём и обработка заявок на гостиничное размещение, заполненных участниками на сайте;
  • самостоятельное формирование менеджером по работе с участниками заявок на размещение;
  • формирование статистических и финансовых отчётов по заявкам на размещение, по остаткам квоты, по стоимости квот и т.п.

С помощью этой системы Вы сможете принимать заявки на транспортное обслуживание  от участников Вашего мероприятия.  Система может быть настроена как для приёма заявок на трансферы, так и на приём заявок на индивидуальную аренду автомобиля. В системе будут учтены все ограничения по заказу, как то минимальное время аренды или же фиксированный маршрут.

Система позволяет просматривать и организовать приём заявок на экскурсии через Личный кабинет.

Организатор управляет расписанием экскурсий из CRM и получает заявки в отдельном списке. Организатор может предоставить доступ только к этим заявкам своему подрядчику по экскурсионному обслуживанию.

 

Инструменты для особо крупных мероприятий

Для крупных мероприятий с повышенными требованиями к безопасности необходим контроль доступа транспортных средств на площадку мероприятия. С помощью нашей системы контроля доступа Вы сможете контролировать доступ транспортных средств различными способами:

  • в личном кабинете участника размещается форма регистрации личных транспортных средств;
  • сотрудники организатора контролируют регистрацию транспортного средства в CRM;
  • специализированный модуль аккредитации позволяет печатать пропуска;
  • контроль доступа может осуществляться визуально, с помощью сканера штрих-кода или с помощью бесконтактного сканирования RFID метки.

Мобильные приложения уже не дань моде, а необходимый и удобный сервис для участников с необходимым набором функций  для самостоятельного получения информации о программе конгресса, расположения объектов инфраструктуры, доступа к «виртуальной выставке» и Личным кабинетам участников на индивидуальных мобильных устройствах.

Мы разработаем мобильное приложение в дизайне сайта мероприятия и наполним его всеми необходимыми разделами.

Осуществляется автоматический обмен информацией между ИСУП «Форум» и ПО 1С Бухгалтерия 7.0, 8.x в составе:

  • выходная информация
  • контрагенты (плательщики)
  • договора
  • входная информация
  • поступление средств по договору на расчётный счет.
© 2017 - МИТтех. Все права защищены.
Политика конфиденциальности
Разработка сайта: БизнесПилот